Wie werden Briefe und Pakete sortiert und transportiert?

Wer ein Paket oder einen Brief verschickt, ist meistens froh, wenn das Anstehen am Postschalter nicht allzu lange dauert. Mehr Gedanken braucht man sich als Kunde kaum machen. Wer sich trotzdem dafür interessiert, wie Briefe und Pakete "hinter den Kulissen" bearbeitet werden, wird auf dieser Seite schlauer.

Während des Lesens können Sie gelegentlich zum Artikelanfang zurückkehren und einen Blick auf die Infografik werfen. Dadurch fällt es Ihnen leichter, die einzelnen Transportschritte im großen Gesamtbild einzuordnen.

Transports eines Pakets / Briefs von der Einlieferung bis zur Zustellung
Infografik Vollbild

Inhaltsverzeichnis

  1. Paket verpacken und abschicken
  2. Transport von der Filiale zur Zustellbasis
  3. Sortierung im Paketzentrum
  4. Bündelung mehrerer Pakete in einer Zwischenstation
  5. Ankunft in der Zielregion und Zustellung
  6. Wie werden Briefe befördert?
  7. Besonderheiten im Briefzentrum

1. Schritt: Paket verpacken und abschicken

Noch bevor es ans Verschicken geht, lohnt sich ein Gedanke an die Verpackung des Pakets. Viele Transportschäden entstehen nämlich aufgrund unzureichender Verpackung - und in solchen Fällen zahlt die Versicherung des Paketdienstes keinen Schadenersatz.

Der Absender steht in der Pflicht, ein Paket sicher zu verpacken - und dies im Zweifelsfall zu beweisen. Wie Ihnen das am besten gelingt, lesen Sie hier im Verpackungsratgeber.

Um herauszufinden, welcher Paketdienst Ihr Paket am günstigsten transportiert, empfehlen wir den Porto-Vergleichsrechner. Kommt es Ihnen nicht bloß auf einen billigen Preis an, werfen Sie einen Blick in unseren Paketdienst-Vergleich. Dort haben wir die unterschiedlichen Serviceleistungen von DHL, DPD, Hermes, GLS und UPS gegenüber gestellt. Zum Beispiel die Möglichkeiten zur Paketumleitung und die Genauigkeit von Lieferankündigungen.

Oder Sie folgen einfach dieser Faustformel: Fragen Sie den Paketempfänger nach seinem bevorzugten Paketdienst. Die Zustellqualität hängt stark vom Paketzusteller und dessen individueller Arbeitsmoral ab. In manchen Bezirken ist DHL perfekt, in anderen Bezirken sind Kunden von Hermes begeistert, und wieder woandes schwören Kunden auf GLS. Es ist nicht möglich, pauschal bestimmte Paketdienste hochzuloben oder zu verteufeln.

Pakete können Sie entweder in Postfilialen oder in Paketshops aufgeben (Paketshop-Suchfunktion), oder Sie beauftragen eine Abholung. Die Paketabholung kostet in der Regel einen Aufpreis und empfiehlt sich vor allem bei schweren Paketen. Hermes verbietet sogar den Versand von Paketen über 25kg via Paketshops. Hermes-Pakete mit mehr als 25kg Gewicht sind nur per Abholservice verschickbar.

Tipp: Erkundigen Sie sich im Paketshop, zu welcher Uhrzeit der Abholfahrer üblicherweise vorbeikommt. So können Sie abschätzen, ob Ihr Paket noch taggleich weitertransportiert wird oder erst am Folgetag. Von der Filiale bzw. dem Paketshop gelangen Pakete in ein regionales Verteilzentrum; die sogenannte Zustellbasis.

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Schritt 2: Transport von der Filiale zur Zustellbasis

DHL Zustellbasis in Wuppertal

Ein Abholfahrer "entsorgt" regelmäßig die Paketshops in der näheren Umgebung. Das bedeutet, von Kunden in Filialen abgegebene Pakete werden eingesammelt und zu einer regionalen Zustellbasis gefahren. Zustellbasen erscheinen nicht in der Sendungsverfolgung, deshalb ist dieser Transportschritt für Kunden i.d.R. nicht erkennbar.

Bei einigen Paketdiensten werden die Zustellbasen auch Partnerdepots, Satelliten-Depots oder Subunternehmer-Depots genannt. In solche Niederlassungen kehren abends alle Zusteller zurück, um dort nicht zugestellte Pakete und Retourenpakete zu entladen.

Zustellbasen sind oft (aber nicht immer) am Stadtrand in Gewerbegebieten angesiedelt. Vereinfacht gesagt befinden sie sich auf halber Strecke zwischen der Absenderadresse und dem Paketzentrum, das für die Absenderregion zuständig ist.

Von der Zustellbasis werden Pakete mindestens einmal täglich zum überregionalen Paketzentrum gefahren (auch Frachtzentrum oder HUB genannt). Übersicht der Zustellbasen und Paketzentren in Deutschland

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Schritt 3) Sortierung im Paketzentrum

Hermes HUB in Langenhangen bei Hannover

Pakete sollten bis spätestens 19 oder 20 Uhr im Paketzentrum ankommen, um dort taggleich bearbeitet zu werden. Die Pakete werden auf Förderbänder gelegt und danach anhand ihrer Empfängeranschrift einer Zielregion zugewiesen.

Für jede Zielregion gibt es im Paketzentrum ein eigenes Ausgangstor. Die Förderbänder laufen in einigen Metern Höhe an jedem Tor vorbei, und sobald ein Paket das ihm zugewiesene Tor erreicht hat, wird es vom Förderband "geschubst". Im nachfolgenden Video geschieht dies bei Minute 1:44. Das Paket rutscht vom Förderband über einen Schacht in Richtung Ausgangstor.

Am Ausgangstor werden alle Pakete, die für eine Zielregion bestimmt sind, in LKW verladen. Das geschieht üblicherweise bis spätestens 22 oder 23 Uhr (sogenannte Cut-off-Zeit). Trifft ein Paket zu spät im Paketzentrum ein, verpasst es vielleicht die LKW-Abfahrt in die Zielregion und wird erst in der kommenden Nacht weitertransportiert.

Ein weiterer Grund für Transportverzögerungen kann ein Adressfehler sein. Die meisten Pakete verfügen über PC-generierte Adressaufkleber. Hierbei ist die Lieferanschrift im Strichcode verschlüsselt, so dass Lese- und Sortierfehler nahezu ausgeschlossen sind. Probleme können handschriftliche Adressaufkleber machen. Falls die Empfänger-Postleitzahl falsch gelesen wird (von Mensch oder Maschine), könnte eine erneute Sortierung notwendig werden. Ein Sortierdurchlauf dauert etwa 15 bis 20 Minuten. Diese Verzögerung kann ausreichen, um die LKW-Abfahrt zu verpassen. Folge: 1 Tag Verspätung.

Interessant: Beim ersten Scan im Paketzentrum wird jedes Paket in Sekundenbruchteilen vermessen, gewogen und häufig auch fotografiert. Dadurch können unzureichend frankierte Pakete aussortiert werden. Die Fotos dienen bei späteren Reklamationen dazu, eventuelle Beschädigungen auf dem Transportweg festzustellen.

Mehr Hintergrundwissen: So funktionieren Paket-Sortieranlagen.

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Schritt 4: Bündelung mehrerer Pakete in einer Zwischenstation

Paketsortierung in einem Hermes Logistikcenter

Bei DHL ist das Transportnetz so organisiert, dass alle 33 deutschen Frachtzentren über direkte LKW-Verbindungen miteinander Pakete austauschen. Es gibt keine Zwischenstationen auf dem Transportweg.

Wettbewerber wie Hermes, GLS oder DPD nutzen hingegen häufig Zwischenstationen, um Pakete auf ihrem Weg in die Zielregion zu konsolidieren. Konsolidierung bedeutet, dass Pakete aus unterschiedlichen Absenderregionen, die aber die gleiche Zielregion aufweisen, gebündelt werden. Der Frachtraum in den LKW wird dadurch besser ausgenutzt. Vereinfacht gesagt: Anstatt zweier halbvoller LKW fährt ein voll ausgelasteter LKW in die Zielregion.

Beispiel anhand von GLS: Der Zentrale Umschlagpunkt (ZUP) in Neuenstein befindet sich logistisch günstig in der Mitte Deutschlands. Ein GLS-Paket aus Hamburg mit dem Zielort München wird nicht direkt von Hamburg nach München gefahren. Stattdessen gibt es einen Zwischenstopp in Neuenstein. Das Paket wird dort entladen, erneut sortiert und zusammen mit anderen München-Paketen in einen neuen LKW eingeladen.

Konsolidierungen finden häufig zwischen 23 und 1 Uhr statt. Durch diesen zusätzlichen Arbeitsschritt kann sich die Transportdauer um einen Tag verlängern.

Mehr Hintergrundwissen: Darum ist Hermes so langsam (und wie sie es ändern)

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Schritt 5) Ankunft in der Zielregion und Zustellung

Im Paketzentrum der Zielregion treffen Sendungen aus allen Teilen Deutschlands ca. zwischen 2 und 5 Uhr morgens ein. Der Transport dorthin erfolgt selten per Bahn und normalerweise per LKW im sogenannten Nachtsprung (vgl. Wikipedia).

Das Paketzentrum in der Zielregion hat die Aufgabe, jedes Paket anhand seiner Lieferanschrift einer regionalen Zustellbasis zuzuweisen. Je nach Bevölkerungsdichte deckt das Liefergebiet einer Zustellbasis beispielsweise einen Stadtteil ab oder einen halben Landkreis.

Die Sortierung erfolgt nach dem bekannten Muster: Jede Zustellbasis ist einem Ausgangstor zugeordnet, wo die entsprechenden Pakete vom Förderband geschubst werden. Vom Paketzentrum starten zwischen 4 und 6 Uhr morgens die ersten LKWs zur Belieferung der regionalen Zustellbasen.

Mechanisierte Zustellbasis von DHL (MechZB) in München

Pakete treffen oftmals in zwei Wellen bei den Zustellbasen ein, einmal gegen 6-7 Uhr und ein weiteres Mal gegen 8-9 Uhr. Bei DHL werden mechanisierte und nicht-mechanisierte Zustellbasen unterschieden.

In nicht-mechanisierten Zustellbasen ist relativ viel Handarbeit notwendig. Die Pakete laufen auf Förderbändern an allen Zustellern vorbei und anhand der Lieferanschrift nimmt sich jeder Zusteller die Pakete vom Band, deren Adressen in seinem Bezirk liegen. Das ist körperlich anstrengend und dauert länger als eine maschinelle Sortierung.

In mechanisierten Zustellbasen ist der Automatisierungsgrad höher. Sortieranlagen weisen jedem Zusteller genau die passenden Pakete für seinen Lieferbezirk zu. Die Fehlerquote der Sortieranlagen zum Beispiel aufgrund unlesbarer Strichcodes ist minimal. Nur ca. 25 von 9000 Paketen landen in der sogenannten Overflow-Rutsche für die manuelle Sortierung (Quelle: sueddeutsche.de). Die zugewiesenen Pakete lädt jeder Zusteller in sein DHL-Fahrzeug ein und scannt sie dabei einmal. Die meisten Zusteller ordnen die Pakete im Lieferwagen übrigens nach Straßen und Hausnummern. Ein von DHL vorgegebenes Sortierschema gibt es nicht.

Sobald das Fahrzeug beladen ist, fährt der Zusteller vom Hof und liefert die Sendungen an die Empfänger, an Filialen oder Packstationen aus. Und wenn eine bestellte Ware nicht gefällt? Dann geht's retour - und zwar auf dem gleichen Weg in entgegengesetzter Richtung.

Tipp zum Weiterlesen: So sieht der Tagesablauf eines Paketzustellers aus.

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Wie werden Briefe befördert?

Innerhalb Deutschlands brauchen die meisten Briefe nur eine Nacht, um vom Absender zum Empfänger zu gelangen. Damit so ein schneller Transport gelingt, müssen alle Abläufe aufeinander abgestimmt sein.

Anhand eines Briefs von Tirschenreuth (PLZ 95643, Bayern) nach Lörrach (PLZ 79501, Baden-Württemberg) hat die Deutsche Post den Transportweg beispielhaft beschrieben. Der folgende Erklärtext entstammt dem Medienservice 8/2013 der Deutschen Post AG. Die Paketda-Redaktion hat einige Stellen den heutigen Gegebenheiten angepasst.


Dienstag, 15:28 Uhr, Tirschenreuth in der Oberpfalz

Briefkasten der Deutschen Post

Die Klappe des gelben Postbriefkastens wird angehoben und ein Brief eingeworfen. Die zehnjährige Sophie hat ihn geschrieben, adressiert und mit einer Briefmarke über 0,70 Euro frankiert. Es ist ein Brief an ihre Oma, die in Lörrach lebt. Darin erzählt sie ihr von ihrem Zeugnis, den Urlaubsplänen der Familie und dem Missgeschick ihres kleinen Hundes Billy, der kürzlich Nachbars Blumenbeet verwüstet hat. Zwischen hunderten anderer Briefe und Postkarten liegt ihr Brief nun in der Dunkelheit des Postkastens und wartet auf die Leerung. In der Zwischenzeit öffnet sich die Klappe immer wieder. Mit dem Lichtstrahl fallen neue Briefe und Postkarten ins Innere des Kastens.

Fahrzeug der Deutschen Post


Um kurz nach fünf hält ein Kleintransporter am Straßenrand. Ein Mann steigt aus, öffnet den Briefkasten mit einem Schlüssel und befördert Berge von Post in einen großen Plastikbehälter. Zur Kontrolle scannt er anschließend einen Strichcode auf der Postkastentür. Anschließend wird der Kasten wieder abgeschlossen und der Briefkastenleerer fährt mit der Post im Auto weiter.

Noch einige Male hält der Mann an, bevor er sich mit der gesammelten Post auf den Weg zur nächsten Station macht: dem Zustellstützpunkt (ZSP) der Deutschen Post in der Tirschenreuther Bahnhofstraße.

Nicht mal eine halbe Stunde ist vergangen, seit Sophies Brief in die gelbe Sammelkiste gewandert ist. Der Zustellstützpunkt (ZSP) Tirschenreuth ist nur eine Durchgangsstation für die Briefe. Hier wartet die gesammelte Post darauf, dass sie ein weiteres Mal in ein größeres Auto geladen und weitertransportiert wird.

Zustellstützpunkt (ZSP) der Deutschen Post in Stade

Um 17:42 Uhr trifft der LKW ein, kurze Zeit später verlässt er den ZSP - beladen mit der Post aus den Tirschenreuther Briefkästen. Sein Ziel ist die oberfränkische Stadt Bayreuth, genauer: das dortige Briefzentrum Bayreuth. Es ist für alle Briefsendungen zuständig, die im PLZ-Bereich 95 verschickt werden oder für diesen Bereich bestimmt sind.

Briefzentrum der Deutschen Post in Heilbronn


Dienstag, 19:00 Uhr, Ankunft in Bayreuth

In Bayreuth kommt der LKW nach einer guten Stunde Fahrt an. Die Postbehälter befinden sich in sogenannten Rollcontainern. Das sind Container auf Rollen, die von Mitarbeitern gezogen oder geschoben werden. Der LKW fährt rückwärts an ein Verladetor des Briefzentrums heran. Die LKW-Klappe wird geöffnet und die Rollcontainer in das Briefzentrum geschoben.

Rollbehälter

Zunächst haben automatisierte Mitarbeiter das Kommando. Entladeroboter übernehmen an der Laderampe die mit Briefen und Postkarten gefüllten Behälter. Sie setzen diese auf Transportbänder, die sie zu einer Kippvorrichtung für Briefbehälter befördern.

Das Entladen der Rollcontainer auf Förderbänder dauert keine fünf Minuten. Anschließend werden die Briefe nach ihrer Größe sortiert - das geht noch von Hand. Anschließend übernehmen die Maschinen. Die automatischen Sortieranlagen in den Briefzentren füllen riesige Hallen und verarbeiten am Tag rund eine Million Briefe und Postkarten. Je Maschine schafft pro Stunde maximal 40.000 Sendungen.

Nun wird Sophies Brief mit allen anderen Standardbriefen maschinell gestempelt. Dank einer fluoreszierenden Markierung erkennt die Maschine genau, wo die Briefmarke auf dem Umschlag klebt. Die Maschine dreht und wendet die Postsendung dann so, dass der Stempel passgenau sitzt.

Danach geht's blitzschnell über Förderbänder weiter zur Integrierten Lese- und Videocodiermaschine (ILVM). Die tut genau das, was ihr Name sagt: Sie liest mit Hilfe einer kleinen Kamera und einer speziellen Software die Empfängeradressen, erstellt aus Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer einen neonfarbenen, orangen Strichcode und druckt ihn auf den unteren Rand des Briefumschlags.

Der orange Strichcode mit der verschlüsselten Empfängeranschrift sorgt dafür, dass alle weiteren Maschinen genau wissen, wohin der Brief gehen soll.

Die wichtigste Information ist die, in welches Briefzentrum der Brief weitergeschickt wird. Insgesamt gibt es 82 Briefzentrum in Deutschland. Zuständig für Lörrach, den Wohnort von Sophies Oma, ist das Briefzentrum in Freiburg. Lörrach hat die Postleitzahl 79501. Und das Briefzentrum Freiburg ist für alle Orte zuständig, deren PLZ mit 79 beginnt.

Die Sortiermaschinen im Briefzentrum Bayreuth sorgen also dafür, dass Sophies Brief in einen der gelben Behälter fällt, die für das Freiburger Briefzentrum bestimmt sind. Im Fachjargon heißt das "BZA - Briefzentrum Abgangsbearbeitung".



Dienstag, 21:30 Uhr, Abfahrt aus Bayreuth

Mittlerweile ist draußen die Sonne untergegangen. Der Behälter mit Sophies Brief wird mit etlichen anderen auf einen LKW geladen, der sich zunächst auf den Weg nach Nürnberg macht.

Dort befindet sich ein "Hub", an dem sich Lastwagen aus verschiedenen Briefzentren treffen und die Post so umladen, dass sie in alle Himmelsrichtungen weitertransportiert werden kann. Durch dieses System kann die Post schneller an den richtigen Ort gebracht werden, als wenn die Briefe die gesamte Strecke vom Ursprungsort zum Ziel in einem einzigen Fahrzeug zurücklegen würden.

Um 22:45 Uhr kommt der Laster aus Bayreuth in Nürnberg an. Nach einer kurzen Verschnaufpause wird der Behälter, in dem Sophies Brief liegt, um 23:10 Uhr in einen anderen LKW verladen. Der LKW begibt sich nun auf das letzte große Stück der Transportstrecke.

DHL Niederlassung in Maintal


Mittwoch, 03:00 Uhr, Ankunft in Freiburg

Um Punkt drei Uhr in der Nacht erreicht der LKW aus Nürnberg das Briefzentrum Freiburg. Sophies Oma schläft noch friedlich und ahnt nicht, dass dort gerade ein Brief ihrer Enkelin bearbeitet wird.

Was im Freiburger Briefzentrum passiert, sieht auf den ersten Blick nicht anders aus als in Bayreuth: Gemeinsam mit tausenden anderen rattert Sophies Brief in einem Höllentempo durch die Sortieranlagen. Im Fachjargon heißt das "BZE - Briefzentrum Eingangsbearbeitung".

Die Maschinen müssen jetzt mehr Stellen der Postleitzahl berücksichtigen. Bei der ersten Sortierung in Bayreuth haben die Sortiermaschinen die ersten beiden Ziffern 70 der Postleitzahl berücksichtigt. Das genügte, um den Brief in das Briefzentrum Freiburg zu schicken. Nach der Ankunft in Freiburg müssen alle Stellen der Postleitzahl berücksichtigt werden. Sophies Oma wohnt im PLZ-Bereich 79501. Das erkennen die Sortieranlagen am neonfarbenen Strichcode auf dem Umschlag.

Weil im Strichcode außerdem die Straße und Hausnummer des jeweiligen Empfängers verschlüsselt sind, können die Maschinen sämtliche Briefe sehr genau sortieren.

Ein großer Teil der Post wird auf die sogenannte "Gangfolge" der Postboten sortiert. Die Gangfolge bezeichnet den Weg des Postboten von Haus zu Haus. Der Maschine wurde dieser Weg einprogrammiert. Sie sortiert alle Briefe mit Standardformaten so, dass der einzelne Zusteller sie später genau in der Reihenfolge in seine Tasche packt, in der er seine Zustellroute abfährt.

Nachdem die Sortierung in Freiburg abgeschlossen ist, landet Sophies Brief in einem gelben Behälter, der diesmal für den Zustellstützpunkt Lörrach bestimmt ist.


Mittwoch, 07:20 Uhr, Ankunft in Lörrach

Nachdem der LKW mit den Briefen aus Freiburg auf dem Postgelände in Lörrach angekommen ist, erfolgt eine letzte Sortierung. Diesmal von Hand und nicht per Maschine. Briefe in großen Nicht-Standardformaten sowie Postwurfsendungen, die in Freiburg nicht maschinell auf Gangfolge vorsortiert wurden, bearbeiten die Lörracher Postboten manuell.

Die Sortierung erledigt der Postbote, der unter anderem für die Straße zuständig ist, in der Sophies Oma wohnt. Schließlich lädt er die Post auf sein Zustellfahrrad und macht sich ungefähr um 9:30 Uhr zu seiner Tour auf.

Um 10:40 Uhr hört Sophies Oma ihren Briefkasten klappern: Sophies Brief ist angekommen - und die Freude ihrer Oma ist groß. Nicht einmal 24 Stunden sind vergangen, seit ihre Enkelin den Umschlag in den Briefkasten geworfen hat.

Und dies ist nur einer von rund 64 Millionen Briefen, die jede Nacht quer durch Deutschland reisen und von der Deutschen Post an ihr Ziel gebracht werden.

Postbotin in Hamburg

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Besonderheiten im Briefzentrum

Falls eine Anschrift von der Integrierten Lese- und Videocodiermaschine (ILVM) nicht entziffert werden kann, wird ein Bild davon in die Abteilung "Videocodierung" übertragen. Dort sitzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Bildschirmen und bekommen unleserliche Anschriften angezeigt. Mit einer speziellen Tastatur tippen sie die Anschrift korrekt ins System ein.

Nicht maschinenlesbar sind beispielsweise mit Glitzerstift geschriebene Anschriften, Anschriften auf farbigen Umschlägen, sehr kleine Handschriften oder an den Weihnachtsmann adressierte Post.

Die Sortieranlagen stoppen automatisch, falls harte Gegenstände in Briefumschlägen erkannt werden. Häufig werden Kugelschreiber, Schlüsselbunde oder sogar Kleingeld verschickt. In diesem Fall schallt eine Alarmsirene durch das Briefzentrum. Der betroffene Brief wird vom Förderband genommen und kommt in eine separate Box für die Handsortierung.

Besonders sensibel müssen auch Briefe mit flüssigen Produktproben behandelt werden (z.B. Creme, Parfüm oder Badeöl). Verschickt ein Unternehmen solche Post zu Werbezwecken in großen Mengen, werden die Mitarbeiter im Briefzentrum vorgewarnt. Denn zerquetschte und ausgelaufene Produktproben würden die Sortiermaschinen verschmutzen und eine aufwändige Reinigung erfordern.

Briefpost wird hauptsächlich am Abend und in den frühen Morgenstunden sortiert. Aber was machen die Mitarbeiter in Briefzentren tagsüber? Dann wird weniger eilige Post bearbeitet. Das sind Werbebeilagen, Infopost und Kataloge. Für solche Sendungen bezahlen Absender ein reduziertes Porto und nehmen dafür eine langsamere Bearbeitung in Kauf. Voll bezahlte Post (wie z.B. Standardbriefe für 0,70 Euro) wird hingegen vorrangig bearbeitet und nicht bis zum nächsten Tag liegen gelassen.

Weiterführender Lesetipp: Siemens feiert Jubiläum: 50 Jahre automatische Briefsortierung in Deutschland

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