Anleitung & Muster für eine Handelsrechnung
Inhaltsverzeichnis
- Wann ist eine Handelsrechnung notwendig?
- Welche Daten gehören in eine Handelsrechnung?
- Muster / Vordrucke für eine Handelsrechnung
- Fragen von Nutzern
YouTube-Videoanleitung: Handelsrechnung erstellen
Wann ist eine Handelsrechnung notwendig?
Wenn Sie privat oder gewerblich Waren in Länder außerhalb der EU verkaufen, muss dem Paket eine Handelsrechnung beigefügt werden. Das ist ein Rechnungsdokument mit den Daten des Verkäufers, des Käufers und der verkauften Ware.
Erstellen Sie die Rechnung am besten auf Englisch oder in der Amtssprache des Ziellandes. Welches Land welche Sprachen erlaubt, und wie viele Kopien der Handelsrechnung notwendig sind, können Sie hier auf der UPS-Website abfragen. Die dort angezeigten Infos sind allgemeingültig und nicht nur auf UPS-Pakete anwendbar.
► Bringen Sie die Handelsrechnung inkl. Kopien außen am Versandkarton in einer durchsichtigen Klebetasche (Lieferscheintasche) an.
► Für Geschenksendungen unterhalb der Zollfreigrenze des Empfängerlandes ist erfahrungsgemäß keine Handelsrechnung notwendig.
► Für Geschenksendungen oberhalb der Zollfreigrenze sowie kostenlose Warenproben (Mustersendungen) ist eine sogenannte Pro-Forma-Rechnung notwendig. Sie ist identisch wie eine Handelsrechnung aufgebaut, bloß mit dem Zusatz Nur für Zollzwecke / for customs purposes only
In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Angaben eine Handelsrechnung enthalten muss. Weiterführende Infos finden Sie im Ratgeber Zolltipps für Pakete ins Ausland.
Falls Sie Unternehmer sind, können Sie sich mit individuellen Fragen an Ihre IHK wenden oder an Germany Trade and Invest.
Welche Daten gehören in eine Handelsrechnung?
Folgende Angaben muss eine Handelsrechnung enthalten. Die Ziffern ① bis ⑪ finden Sie unten in der Muster-Handelsrechnung wieder.
- Absenderanschrift ① (geben Sie auch das Absenderland "Germany" an sowie Ihre Telefonnummer)
- Empfängeranschrift ② inkl. Telefonnummer (falls die Lieferanschrift von der Rechnungsanschrift abweicht, sind beide Anschriften anzugeben)
- Nur beim Versand zwischen Unternehmen: Die Umsatzsteuer-IDs von Absender und Empfänger. ③
- Datum der Rechnung und fortlaufende Rechnungsnummer ④ (schreiben Sie #1, wenn Sie Privatkunde sind und ansonsten nie Rechnungen ausstellen)
- Bezeichnung der Ware(n) im Paket inklusive Zolltarifnummer, Ursprungsland und Menge(n) ⑤
- Verkaufspreis der Waren ⑥. Geben Sie die Einzelpreise jedes Produkts an, den Gesamtpreis und natürlich die Währungseinheit (Euro).
- Listen Sie die Versandkosten ⑦ in einer eigenen Zeile auf. Die Versandkosten zählen zum Warenwert.
- Liegt der Warenwert über 1000 Euro, ist vor dem Versand eine Ausfuhranmeldung notwendig. Dafür müssen Sie eine sogenannte EORI-Nummer ⑧ beantragen. Die EORI-Nummer muss auf der Handelsrechnung angegeben werden. Mehr Infos hier.
- Geben Sie den Grund für den Export ⑨ an. Beispiele: Sale = Verkauf, Unsolicited Gift = unverlangtes Geschenk, Repair = Lieferung zu Reparaturzwecken, Return of goods = Rücksendung, Sample = Mustersendung.
Falls mit dem Zielland ein Freihandelsabkommen besteht (z.B. Japan, Großbritannien) oder das Zielland ist Mitglied der EU-Zollunion (z.B. Türkei), muss der Empfänger keinen Zoll bezahlen. Voraussetzung dafür ist eine sog. Ursprungserklärung auf der Rechnung. Das ist ein speziell formulierter Satz, der von Land zu Land unterschiedlich ist. Abfrage unter wup.zoll.de. Mehr Infos zu diesem Thema hier bei iloxx.de.
Vergessen Sie abschließend nicht, die Original-Handelsrechnung zu unterschreiben (ggf. plus Firmenstempel) ⑪ und die entsprechende Anzahl Kopien herzustellen.
Beim Export mit DHL oder Hermes müssen Sie zusätzlich eine Zollinhaltserklärung ausfüllen. Achten Sie darauf, dass die Daten (Wertangaben) auf der Handelsrechnung und Zollinhaltserklärung übereinstimmen.
Was ist eigentlich eine Zolltarifnummer?
Jedes Produkt (von A wie Äpfeln bis Z wie Zahnpasta) lässt sich einer internationalen Warenklasse zuordnen. Diese Warenklasse nennt sich Zolltarifnummer. Äpfel haben beispielsweise die Nummer 08081080 und Zahnpasta die Nummer 33061000. Damit der Zoll im Empfängerland berechnen kann, welche Einfuhrsteuern auf welche Produkte fällig sind, muss der Absender in der Zollinhaltserklärung und in der Handelsrechnung die Zolltarifnummer angeben.
► Detaillierte Infos in unserem Ratgeber zu Zolltarifnummern.
Muster / Vordrucke für eine Handelsrechnung
Kopieren Sie die folgende Vorlage in Ihr eigenes Textverarbeitungsprogramm, um es dort auszufüllen und auszudrucken. Die eingekreisten Ziffern verweisen auf die Erklärungen oben.
Alternativen:
- PDF-Muster einer Handelsrechnung bei iloxx.de
- Generator für eine Handelsrechnung bei DPD
- Generator für eine Handelsrechnung bei DHL
- PDF-Muster einer Proforma-Handelsrechnung bei GLS
- PDF-Muster einer Handelsrechnung bei UPS
Handelsrechnung / Commercial Invoice
Falls Proforma-Rechnung, nicht Commercial Invoice schreiben sondern: Handelsrechnung nur für Zollzwecke / Proforma-Invoice for customs purposes only
Absenderanschrift / Adress of Sender ①
Absenderfirma GmbH
Absenderanschrift 1 - 12345 Berlin - Deutschland / Germany - Telephone: 0049 12345
VAT-No of Sender: DE123456789 ③
Customs No. / EORI No.: 1234567890 ⑧
Rechnungsanschrift / Invoice Address, Sold To ②
Empfängerfirma GmbH
Winzergasse 9
3011 Bern
Schweiz / Switzerland
Telephone: 0041 123456
VAT-No of Recepient: CH123456789 ③
④ Invoice Number: 12345 – Invoice Date: 2022-02-29
| ⑤ Produktbezeichnung / Description of goods | Zolltarifnummer / Customs Tariff No | Ursprungsland / Country of Origin | Menge / Quantity | ⑥ Einzelpreis / Unit Value € | Zwischensumme / Sub Total Value € |
| Holzstempel / Wooden stamps | 96110000 | Deutschland / Germany | 1000 | 0.29 | 290 |
| Versandkosten / Shipping costs ⑦ | 1 | 10 | 10 | ||
| Total Value | 300 € |
Shipment Data
Carrier / Paketdienst: Deutsche Post DHL, (shipment number: JJD12345669)
Weight / Gewicht: net/netto 4.0 kg, gross/brutto 4.2 kg
Total Number of Packages / Anzahl der Pakete: 1
Reason for export / Grund des Exports: Sale ⑨
I certify that this invoice shows the full value of the goods and that no further invoice will be issued.
Ich versichere, dass diese Rechnung den vollständigen Warenwert ausweist und keine weitere Rechnung ausgestellt wird.
Berlin, 2022-02-29
⑪ Signature: .............................................................
Name: Max Mustermann, Absenderfirma GmbH
