Anleitung & Muster für eine Handelsrechnung

Handelsrechnung Titelbild

Inhaltsverzeichnis

  1. Wann ist eine Handelsrechnung notwendig?
  2. Welche Daten gehören in eine Handelsrechnung?
  3. Muster / Vordrucke für eine Handelsrechnung
  4. Fragen von Nutzern


Wann ist eine Handelsrechnung notwendig?

Wenn Sie privat oder gewerblich Waren in Länder außerhalb der EU verkaufen, muss dem Paket eine Handelsrechnung beigefügt werden. Das ist ein Rechnungsdokument mit den Daten des Verkäufers, des Käufers und der verkauften Ware.

Erstellen Sie die Rechnung am besten auf Englisch oder in der Amtssprache des Ziellandes. Welches Land welche Sprachen erlaubt, und wie viele Kopien der Handelsrechnung notwendig sind, können Sie hier auf der UPS-Website abfragen. Die dort angezeigten Infos sind allgemeingültig und nicht nur auf UPS-Pakete anwendbar.

► Bringen Sie die Handelsrechnung inkl. Kopien außen am Versandkarton in einer durchsichtigen Klebetasche (Lieferscheintasche) an.

► Für Geschenksendungen unterhalb der Zollfreigrenze des Empfängerlandes ist erfahrungsgemäß keine Handelsrechnung notwendig.

► Für Geschenksendungen oberhalb der Zollfreigrenze sowie kostenlose Warenproben (Mustersendungen) ist eine sogenannte Pro-Forma-Rechnung notwendig. Sie ist identisch wie eine Handelsrechnung aufgebaut, bloß mit dem Zusatz Nur für Zollzwecke / for customs purposes only

Handelsrechnung an einem Paket

In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Angaben eine Handelsrechnung enthalten muss. Weiterführende Infos finden Sie im Ratgeber Zolltipps für Pakete ins Ausland.

Falls Sie Unternehmer sind, können Sie sich mit individuellen Fragen an Ihre IHK wenden oder an Germany Trade and Invest.

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Welche Daten gehören in eine Handelsrechnung?

Folgende Angaben muss eine Handelsrechnung enthalten. Die Ziffern ① bis ⑪ finden Sie unten in der Muster-Handelsrechnung wieder.

  • Absenderanschrift ① (geben Sie auch das Absenderland "Germany" an sowie Ihre Telefonnummer)
  • Empfängeranschrift ② inkl. Telefonnummer (falls die Lieferanschrift von der Rechnungsanschrift abweicht, sind beide Anschriften anzugeben)
  • Beim gewerblichen Versand: Die USt-IDs von Absender und Empfänger. ③ Das sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der beteiligten Unternehmen.
  • Datum der Rechnung und fortlaufende Rechnungsnummer ④ (schreiben Sie #1, wenn Sie Privatkunde sind und ansonsten nie Rechnungen ausstellen)
  • Bezeichnung der Ware(n) im Paket inklusive Zolltarifnummer, Ursprungsland und Menge(n) ⑤
  • Verkaufspreis der Waren ⑥. Geben Sie die Einzelpreise jedes Produkts an, den Gesamtpreis und natürlich die Währungseinheit (Euro).
  • Listen Sie die Versandkosten ⑦ in einer eigenen Zeile auf. Die Versandkosten zählen zum Warenwert.
  • Liegt der Warenwert über 1000 Euro, ist vor dem Versand eine Ausfuhranmeldung notwendig. Dafür müssen Sie eine sogenannte EORI-Nummer ⑧ beantragen. Die EORI-Nummer muss auf der Handelsrechnung angegeben werden. Mehr Infos hier.
  • Die Lieferbedingungen ⑨ müssen im internationalen Format der Incoterms angegeben sein. Übliche Incoterms sind DDP. DDP bedeutet Delivered duty paid. Der Absender trägt hierbei die Zölle und Einfuhrsteuern. Mehr Infos zu Incoterms bei ihk-muenchen.de.
  • Geben Sie den Grund für den Export ⑩ an. Beispiele: Sale = Verkauf, Unsolicited Gift = unverlangtes Geschenk, Repair = Lieferung zu Reparaturzwecken, Return = Rücksendung, Sample = Mustersendung.
  • Ggf. Präferenznachweis / Ursprungserklärung. Mehr Infos dazu bei iloxx.de

Vergessen Sie abschließend nicht, die Original-Handelsrechnung zu unterschreiben (ggf. plus Firmenstempel) ⑪ und die entsprechende Anzahl Kopien herzustellen.

Beim Export mit DHL oder Hermes müssen Sie zusätzlich eine Zollinhaltserklärung ausfüllen. Achten Sie darauf, dass die Daten (Wertangaben) auf der Handelsrechnung und Zollinhaltserklärung übereinstimmen.


Was ist eigentlich eine Zolltarifnummer?

Jedes Produkt (von A wie Äpfeln bis Z wie Zahnpasta) lässt sich einer internationalen Warenklasse zuordnen. Diese Warenklasse nennt sich Zolltarifnummer. Äpfel haben beispielsweise die Nummer 08081080 und Zahnpasta die Nummer 33061000. Damit der Zoll im Empfängerland berechnen kann, welche Einfuhrsteuern auf welche Produkte fällig sind, muss der Absender in der Zollinhaltserklärung und in der Handelsrechnung die Zolltarifnummer angeben.

► Detaillierte Infos in unserem Ratgeber zu Zolltarifnummern.

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Muster / Vordrucke für eine Handelsrechnung

Kopieren Sie die folgende Vorlage in Ihr eigenes Textverarbeitungsprogramm, um es dort auszufüllen und auszudrucken. Die eingekreisten Ziffern weisen auf die entsprechende Erklärung im vorherigen Kapitel hin.

Alternativen:



Handelsrechnung / Commercial Invoice

Falls Proforma-Rechnung, nicht Commercial Invoice schreiben sondern: Handelsrechnung nur für Zollzwecke / Proforma-Invoice for customs purposes only

Absenderanschrift / Adress of Sender ①
Absenderfirma GmbH
Absenderanschrift 1 - 12345 Berlin - Deutschland / Germany - Telephone: 0049 12345

VAT-No of Sender: DE123456789 ③
Customs No. / EORI No.: 1234567890 ⑧

Rechnungsanschrift / Invoice Address, Sold To ②
Empfängerfirma GmbH
Winzergasse 9
3011 Bern
Schweiz / Switzerland
Telephone: 0041 123456
VAT-No of Recepient: CH123456789 ③


④ Invoice Number: 12345   –   Invoice Date: 2022-02-29

⑤ Produktbezeichnung / Description of goods Zolltarifnummer / Customs Tariff No Ursprungsland / Country of Origin Menge / Quantity ⑥ Einzelpreis / Unit Value € Zwischensumme / Sub Total Value €
Holzstempel / Wooden stamps 96110000 Deutschland / Germany 1000 0.29 290
Versandkosten / Shipping costs ⑦     1 10 10
        Total Value 300 €

Shipment Data
Carrier / Paketdienst: Deutsche Post DHL, (shipment number: JJD12345669)
Weight / Gewicht: net/netto 4.0 kg, gross/brutto 4.2 kg
Total Number of Packages / Anzahl der Pakete: 1
Delivery Terms / Lieferbedingungen: DDP/DDX ⑨

Reason for export / Grund des Exports: Sale ⑩

I certify that this invoice shows the full value of the goods and that no further invoice will be issued.
Ich versichere, dass diese Rechnung den vollständigen Warenwert ausweist und keine weitere Rechnung ausgestellt wird.

Berlin, 2022-02-29

⑪ Signature: .............................................................
Name: Max Mustermann, Absenderfirma GmbH

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