Eine Handelsrechnung muss allen Paketen beigelegt werden, die in ein Land außerhalb der EU geschickt werden und deren Waren teurer sind als ca. 330 Euro. Die exakten und aktuellen Wertgrenzen erfahren Sie hier auf der Website der Deutschen Post. Die Rechnung dient dem Zoll im Empfängerland dazu, die Waren im Paket korrekt zu identifizieren und zu besteuern.
► Bringen Sie die Handelsrechnung außen am Versandkarton in einer durchsichtigen Klebetasche (Lieferscheintasche) an. Legen Sie zusätzlich zum Original eine oder zwei Kopien bei.
► Auch Geschenksendungen oder Musterlieferungen muss eine Handelsrechnung beigefügt werden. Weil der Empfänger für solche Lieferungen nichts bezahlt, handelt es sich um keine "echte" Rechnung sondern um eine sogenannte Pro-Forma-Rechnung.
Merke: Geschenksendungen und Musterlieferungen sind für den Empfänger nicht generell frei von Einfuhrabgaben (Zoll). In fast allen Ländern gibt es zwar Freigrenzen (z.B. 45 Euro für nach Deutschland importierte, private Geschenkpakete) – aber beim Überschreiten der Freigrenze muss der Empfänger Einfuhrabgaben bezahlen.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Angaben eine Handelsrechnung enthalten muss. Weiter unten finden Sie zudem ein Muster für eine Handelsrechnung.
Alle Angaben in diesem Ratgeber sind ohne Gewähr. Für eine genaue Auskunft wenden Sie sich bitte an ein Zollamt in Ihrer Nähe, an den Zoll im Empfängerland oder an Germany Trade and Invest. Bitte wenden Sie sich bei Zweifelsfällen nicht an die Deutsche Post DHL oder einen anderen Paketdienst, weil man auch dort keine rechtlich verbindlichen Auskünfte geben kann.
Bitte fertigen Sie die Handelsrechnung einmal im Original an (mit Ihrer Originalunterschrift und ggf. Firmenstempel). Kopieren Sie die Rechnung drei Mal und legen die Kopien ebenfalls dazu.
Die Handelsrechnung inklusive Kopien muss außen am Versandkarton in einer transparenten Klarsichthülle befestigt sein.
Eine Handelsrechnung sollte üblicherweise auf Englisch verfasst werden, damit sie für die Zöllner im Empfängerland verständlich ist. Beim Versand in die Schweiz genügt auch eine Fassung auf Deutsch.
Folgende Angaben muss eine Handelsrechnung enthalten (Die Zifffern ① bis ⑪ finden Sie unten in der Muster-Handelsrechnung wieder)
Jedes Produkt (von A wie Äpfeln bis Z wie Zahnpasta) lässt sich einer internationalen Warenklasse zuordnen. Diese Warenklasse nennt sich Zolltarifnummer. Äpfel haben beispielsweise die Nummer 08081080 und Zahnpasta die Nummer 33061000. Damit der Zoll im Empfängerland berechnen kann, welche Einfuhrsteuern auf welche Produkte fällig sind, muss der Absender in der Zollinhaltserklärung und in der Handelsrechnung die Zolltarifnummer angeben.
► Detaillierte Infos in unserem Ratgeber zu Zolltarifnummern.
Kopieren Sie die folgende Vorlage in Ihr eigenes Textverarbeitungsprogramm, um es dort auszufüllen und auszudrucken. Die eingekreisten Ziffern weisen auf die entsprechende Erklärung im vorherigen Kapitel hin.
Alternativen:
Zusatz, falls Proforma-Rechnung: Nur für Zollzwecke / for customs purposes only
Absenderanschrift / Adress of Sender ①
Absenderfirma GmbH
Absenderanschrift 1 - 12345 Berlin - Deutschland / Germany - Telephone: 0049 12345
VAT-No of Sender: DE123456789 ③ - Customs No. / EORI No.: 1234567890 ⑧
Rechnungsanschrift / Invoice Address, Sold To ②
Empfängerfirma GmbH
Winzergasse 9
3011 Bern
Schweiz / Switzerland
Telephone: 0041 123456
VAT-No of Recepient: CH123456789 ③
④ Invoice Number: 12345 – Invoice Date: 2021-03-04
⑤ Produktbezeichnung / Description of goods | Zolltarifnummer / Customs Tariff No | Ursprungsland / Country of Origin | Menge / Quantity | ⑥ Einzelpreis / Unit Value € | Zwischensumme / Sub Total Value € |
Holzstempel / Wooden stamps | 96110000 | Deutschland / Germany | 1000 | 0.29 | 290 |
Versandkosten / Shipping costs ⑦ | 1 | 10 | 10 | ||
Total Value | 300 € |
Shipment Data
Carrier / Paketdienst: Deutsche Post DHL, (shipment number: JJD12345669)
Weight / Gewicht: net/netto 4.0 kg, gross/brutto 4.2 kg
Total Number of Packages / Anzahl der Pakete: 1
Delivery Terms / Lieferbedingungen: DDP/DDX ⑨
Reason for export / Grund des Exports: Sale ⑩
I certify that this invoice shows the full value of the goods and that no further invoice will be issued.
Ich versichere, dass diese Rechnung den vollständigen Warenwert ausweist und keine weitere Rechnung ausgestellt wird.
Place, Date: Berlin, 2021-03-04
⑪ Signature: .............................................................
Name: Max Mustermann, Absenderfirma GmbH