Ratgeber zur Handelsrechnung
Inhaltsverzeichnis
- Allgemeine Infos zur Handelsrechnung
- Welche Daten gehören in eine Handelsrechnung?
- Muster einer Handelsrechnung
Allgemeine Infos zur Handelsrechnung
Eine Handelsrechnung muss allen Paketen beigelegt werden, die in ein Land außerhalb der EU geschickt werden und deren Waren teurer sind als ca. 330 Euro. Die exakten und aktuellen Wertgrenzen erfahren Sie hier auf der Website der Deutschen Post.
Auch Geschenksendungen oder Musterlieferungen muss eine Handelsrechnung beigefügt werden. Es ist dann keine "echte" Rechnung, die der Empfänger bezahlen muss. Sie dient dem Zoll im Empfängerland lediglich dazu, die Waren korrekt zu besteuern und zu erkennen, ob verbotene Güter eingeführt werden. Nennen Sie die Handelsrechnung in diesem Fall bitte nicht Pro-Forma-Rechnung sondern ergänzen Sie sie mit dem Zusatz "nur für Zollzwecke" bzw. "value for custom purposes only" auf Englisch.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Angaben eine Handelsrechnung enthalten muss. Weiter unten finden Sie zudem ein Muster für eine Handelsrechnung.
Alle Angaben in diesem Ratgeber sind ohne Gewähr. Für eine genaue Auskunft wenden Sie sich bitte an ein Zollamt in Ihrer Nähe, an den Zoll im Empfängerland oder an Germany Trade and Invest. Bitte wenden Sie sich bei Zweifelsfällen nicht an die Deutsche Post DHL oder einen anderen Paketdienst, weil man auch dort keine rechtlich verbindlichen Auskünfte geben kann.
Welche Daten gehören in eine Handelsrechnung?
Bitte fertigen Sie die Handelsrechnung einmal im Original an (mit Ihrer Originalunterschrift und ggf. Firmenstempel). Kopieren Sie die Rechnung drei Mal und legen die Kopien ebenfalls dazu.
Die Handelsrechnung inklusive Kopien muss außen am Versandkarton in einer transparenten Klarsichthülle befestigt sein.
Eine Handelsrechnung sollte üblicherweise auf Englisch verfasst werden, damit sie für die Zöllner im Empfängerland verständlich ist. Beim Versand in die Schweiz genügt auch eine Fassung auf Deutsch.
Folgende Angaben muss eine Handelsrechnung enthalten (Die Zifffern ① bis ⑪ finden Sie unten in der Muster-Handelsrechnung wieder)
- Absenderanschrift ① (geben Sie auch das Absenderland "Germany" an sowie Ihre Telefonnummer) inkl. Bankverbindung des Absenders
- Empfängeranschrift ② inkl. Telefonnummer (falls die Lieferanschrift von der Rechnungsanschrift abweicht, sind beide Anschriften anzugeben)
- Beim gewerblichen Versand: Die USt-Ids von Absender und Empfänger. ③ Das sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der beteiligten Unternehmen.
- Datum der Rechnung und fortlaufende Rechnungsnummer ④ (schreiben Sie #1, wenn Sie als Privatkunde versenden und ansonsten nie Handelsrechnungen ausstellen)
- Bezeichnung der Ware(n) im Paket inklusive Zolltarifnummer, Ursprungsland und Menge(n) ⑤
- Verkaufspreis der Waren ⑥. Geben Sie die Einzelpreise jedes Produkts an, den Gesamtpreis und natürlich die Währungseinheit (Euro).
- Listen Sie die Versandkosten ⑦ in einer eigenen Zeile auf. Die Versandkosten zählen zum Warenwert.
- Liegt der Warenwert über 1000 Euro, ist vor dem Versand eine Ausfuhranmeldung notwendig. Dafür erhalten Sie eine sogenannte EORI-Nummer ⑧ zugeteilt. Die EORI-Nummer muss auf der Handelsrechnung angegeben werden. Mehr Infos zur ATLAS-Ausfuhranmeldung hier bei zoll.de
- Die Lieferbedingungen ⑨ müssen im internationalen Format der Incoterms angegeben sein. Übliche Incoterms sind DDP (bei DHL auch DDX genannt). DDP bedeutet Delivered duty paid Excluding duties and taxes. Der Empfänger trägt hierbei die Zölle und Einfuhrsteuern. Mehr Infos zu den Incoterms hier bei DHL.
- Geben Sie den Grund für den Export ⑩ an. Beispiele: Sale = Verkauf, Gift = Geschenk, Repair = Lieferung zu Reparaturzwecken, Return = Rücksendung, Sample = Mustersendung.
- Ggf. Präferenznachweis Mehr Infos dazu bei iloxx.de
- Vergessen Sie abschließend nicht, die Original-Handelsrechnung zu unterschreiben (ggf. plus Firmenstempel) ⑪ und 3 Kopien davon beizulegen.
Was ist eigentlich eine Zolltarifnummer?
Jedes Produkt (von A wie Äpfeln bis Z wie Zahnpasta) lässt sich einer internationalen Warenklasse zuordnen. Diese Warenklasse nennt sich Zolltarifnummer. Äpfel haben beispielsweise die Nummer 08081080 und Zahnpasta die Nummer 33061000. Damit der Zoll im Empfängerland berechnen kann, welche Einfuhrsteuern auf welche Produkte fällig sind, muss der Absender in der Zollinhaltserklärung und in der Handelsrechnung die Zolltarifnummer angeben.
Muster einer Handelsrechnung
Sie können die folgende Vorlage gern in Ihr eigenes Textverarbeitungsprogramm kopieren, dort ausfüllen und anschließnd ausdrucken. Die eingekreisten Ziffern weisen auf die entsprechende Erklärung im vorherigen Kapitel hin.
Alternativ finden Sie hier bei DHL eine PDF-Handelsrechnung blanko zum Ausfüllen.
Absenderanschrift / Adress of Sender ①
Absenderfirma GmbH
Absenderanschrift 1 - 12345 Berlin - Deutschland / Germany - Telephone: 0049 12345
VAT-No of Sender: DE123456789 ③ - Customs No. / EORI No.: 1234567890 ⑧
Rechnungsanschrift / Invoice Address, Sold To ②
Empfängerfirma GmbH
Winzergasse 9
3011 Bern
Schweiz / Switzerland
Telephone: 0041 123456
VAT-No of Recepient: CH123456789 ③
Handelsrechnung / commercial invoice
④ Invoice Number: 12345 – Invoice Date: 2019-01-19
| ⑤ Produktbezeichnung / Description of goods | Zolltarifnummer / Customs Tariff No | Ursprungsland / Country of Origin | Menge / Quantity | ⑥ Einzelpreis / Unit Value € | Zwischensumme / Sub Total Value € |
| Holzstempel / Wooden stamps | 96110000 | Deutschland / Germany | 1000 | 0.29 | 290 |
| Versandkosten / Shipping costs ⑦ | 1 | 10 | 10 | ||
| Total Value | 300 € |
Shipment Data
Carrier / Paketdienst: Deutsche Post DHL, (shipment number: JJD12345669)
Weight / Gewicht: net/netto 4.0 kg, gross/brutto 4.2 kg
Total Number of Packages / Anzahl der Pakete: 1
Delivery Terms / Lieferbedingungen: DDP/DDX ⑨
Reason for export / Grund des Exports: Sale ⑩
I certify that this invoice shows the full value of the goods and that no further invoice will be issued.
Ich versichere, dass diese Rechnung den vollständigen Warenwert ausweist und keine weitere Rechnung ausgestellt wird.
Place, Date: Berlin, 2019-01-19
⑪ Signature: .............................................................
Name: Max Mustermann, Absenderfirma GmbH