Beispielansicht einer Briefankündigung bei Web.de mit angehängtem Briefinhalt als PDF
Nutzer von GMX und Web.de können ab sofort die "Digitale Kopie" nutzen. Das ist eine Erweiterung der Briefankündigung, die seit Juli 2020 möglich ist.
Nutzer der Briefankündigung erhalten per E-Mail ein Schwarz-Weiß-Vorschaubild von Briefen, die an sie unterwegs sind. Wird zusätzlich die Digitale Kopie aktiviert, erhält man auch den Inhalt von Briefen per E-Mail zugeschickt. Aktivierung unter brief.gmx.net bzw. brief.web.de.
Die Deutsche Post öffnet keine Briefe. Deshalb funktioniert die Digitale Kopie nur, wenn der Absender den Briefinhalt als PDF an die Deutsche Post übermittelt. Das trifft vor allem auf große Firmen zu, wie Banken, Versicherungen oder Energieversorger. Laut www.dpdhl.com sind zum Start 50 Großversender (z.B. Vodafone, Otto.de) dabei und ca. 10.000 normale Firmenkunden.
Falls ein Absender keine Briefinhalte bereitstellt, funktioniert die Briefankündigung wie bisher: Nur der Umschlag wird im Briefzentrum fotografiert und dem Empfänger vorab per E-Mail zugeschickt.
Übrigens: Großkunden der Post, die Briefe per PDF übermitteln, sollen dafür einen Portorabatt von 3 Cent erhalten. Das steht in einem Gutachten der Monopolkommission von 2019 (Paketda berichtete).
Vor Jahren hatte die Deutsche Post bereits erfolglos versucht, die Digitale Kopie mit dem E-Postbrief zu vermarkten. Nun also ein neuer Anlauf in Kooperation mit GMX und Web.de. Vorteil: Diese E-Mail-Anbieter werden bereits von rund der Hälfte der Deutschen genutzt. Die Nutzer müssen sich nicht an ein neues System gewöhnen, sondern können die digitalen Brieffunktionen mit einem Klick freischalten.
In einem Post-Strategiepapier aus 2017, das Paketda vorliegt, schrieb Dr. Ole Nordhoff (damals CEO Post Deutschland):
Um möglichst viele Nutzer für den E-Postbrief zu gewinnen, "sollten wir die E-Postbriefe da zustellen, wo die Menschen bereits digital unterwegs sind, und nicht erwarten, dass sie zu einem neuen digitalen Briefkasten wechseln. Wir müssen also digitale E-Postbriefe auch in Portale / Plattformen / Oberflächen zustellen können, in denen bereits heute (täglich) elektronische Nachrichten gelesen werden. Das können E-Mail-Oberflächen, aber auch soziale Netzwerke oder Shopping-Plattformen sein."
Laut Deutscher Post nutzten im Oktober 2020 ca. 1 Mio. Menschen die Briefankündigung. Laut sueddeutsche.de sind es im März 2021 1,2 Mio. Menschen. Bei Web.de und GMX lässt sich die Digitale Kopie an der gleichen Stelle aktivieren wie die Briefankündigung.
Deutsche Post gewährt Rabatt für digitale Kopie
Im "Sektorgutachten Post", das die Monopolkommission 2019 veröffentlichte (hier als PDF), wurde ein Rabatt in Höhe von 3 Cent erwähnt, den die Deutsche Post einigen Großkunden gewährt. Die Deutsche Post AG erklärte das Rabattsystem gegenüber der Monopolkommission wie folgt:
"Diese Vergütung erhalten sogenannte Reichweitenpartner, d. h. Versender, die pro Quartal selbst oder unter Einbeziehung verbundener Unternehmen mindestens 200.000 Briefe überwiegend als B2C Kommunikation an Empfänger in Deutschland bei der Deutschen Post AG digital einliefern oder einliefern lassen und berechtigt sind, über den Inhalt der in den Sendungen enthaltenen Daten zu verfügen."
Die Deutsche Post will also einen Anreiz dafür schaffen, dass möglichst viele Briefe digital eingeliefert werden, damit die digitale Kopie bei Privatkunden etabliert werden kann. Private Briefdienste halten die Aktion jedoch für einen "verschleierten Rabatt für einen physischen Brief" (vgl. Seite 25 des Gutachtens). Ihre Begründung: Großkunden erhalten auch für solche Briefe 3 Cent Rabatt, die gar nicht als digitale Kopie zugestellt werden. Sind von 200.000 verschickten Briefen beispielsweise 1.000 Empfänger für die digitale Kopie registriert, wird kein Rabatt in Höhe von 30 Euro gewährt sondern in Höhe von 6.000 Euro (0,03 Euro x 200.000).
Wie werden die Briefumschläge und Briefinhalte einander zugeordnet?
Die Digitale Kopie funktioniert nur, wenn der Absender eine Frankierung mit Matrixcode verwendet (sog. DV-Freimachung). In dem Matrixcode ist eine Frankier-ID enthalten, die für jeden Brief individuell und einzigartig ist.
Wird ein Matrixcode im Briefzentrum gescannt, entschlüsselt das System im Hintergrund die Frankier-ID und prüft, ob der Absender dazu Briefinhalte per PDF hochgeladen hat. Trifft das zu, und hat der Empfänger des Briefs den Service "Digitale Kopie" aktiviert, bekommt er den Briefinhalt vorab per E-Mail zugesandt.
Keine Erkennung von Handschriften
So berichtete Paketda im November 2020
Zum Start der digitalen Briefankündigung im Juli 2020 hieß es von der Deutschen Post, dass auch handschriftlich adressierte Sendungen angekündigt werden. Im Paketda-Praxistest klappte das jedoch nicht. In einer Produktbroschüre hat die Post die Handschriftenerkennung offiziell revidiert (hier als PDF).
Handschriftlich adressierte Briefe werden aktuell überhaupt nicht erkannt und nicht angekündigt. Das System soll erst Ende 2021 in der Lage sein, handschriftlich adressierte Briefe auszulesen und sie den Empfängern anzukündigen.
Es gibt aber auch eine gute Nachricht: Paketda-Nutzer Jonas E. berichtet, dass ihm ein Brief angekündigt wurde, obwohl die dritte Stelle der PLZ falsch war und ein Buchstabe im Straßenname fehlte. Die Anschriftenerkennung verfügt also über eine gewisse Fehlertoleranz.
So berichtete Paketda im August 2020
Praxistest: Briefankündigung ist noch nicht ausgereift
Wie gut funktioniert die Briefankündigung der Deutschen Post mit GMX und Web.de? Paketda hat 51 Testbriefe abgeschickt und es untersucht. Fazit: große Probleme bei handschriftlich adressierten Sendungen.
Paketda hat zusammen mit 14 freiwilligen Empfängern untersucht, wie gut das System funktioniert. Das Ergebnis ist sehr durchwachsen. Oder wie es ein Teilnehmer formulierte: "ein Schuss in den Ofen". Denn bei ihm wurde kein einziger Testbrief im Voraus angekündigt - genauso wie bei 4 weiteren Teilnehmern.
Folgende Sendungsarten wurden verschickt:
- Postkarten mit gedruckter Adresse
- C6-Briefumschläge mit handschriftlicher und gedruckter Adresse
- DIN-Lang-Umschläge mit handschriftlicher und gedruckter Adresse
- C5-Umschläge mit Wareninhalt (2cm dick, Fruchtgummi) und gedruckter Adresse
Die Testsendungen ließen leider keinen Rückschluss zu, wann die Briefankündigung ausgelöst wird und wann nicht. Das System scheint nach dem Zufallsprinzip manchmal zu funktionieren und manchmal nicht.
Eindeutig festzustellen ist nur, dass handschriftlich adressierte Sendungen fast nie angekündigt werden. Die Handschrift war übrigens keine Schreibschrift sondern Druckbuchstaben. Aber auch Sendungen mit computergedruckter Adresse garantieren nicht, dass die Briefankündigung funktioniert.
Berücksichtigt man nur Postkarten und Briefe im Normalformat (37 Stück) und nicht die dicken Umschläge mit Waren (14 Stück), so wurden 41 Prozent erfolgreich angekündigt (15 Stück).
Sendungen mit Wareninhalt wurden überhaupt nicht angekündigt. Vermutlich, weil sie nicht maschinell sortierfähig waren. Der Inhaber einer Postagentur sagte, er müsse eingelieferte Sendungen nach Dicke sortieren; und zwar in eine Kiste bis 3cm (maschinenfähig) und eine weitere Kiste für Sendungen bis 5cm.
Auf 9 zusätzlichen Testbriefumschlägen variierten wir die Position der Absenderangabe oder ließen den Absender komplett weg. Aber auch das ermöglichte keine Aussage darüber, welche Sendungen angekündigt werden und welche nicht. Es scheint ein Glücksspiel zu sein, wann die Ankündigung klappt und wann nicht.
Die meisten angekündigten Sendungen kamen übrigens am Folgetag bei den Empfängern an. Nur zwei Testteilnehmer stellten fest, dass die Zustellung einen Tag später als angekündigt erfolgte.
