Für Firmenkunden: Versand mit privaten Briefdiensten und Lettershops

Inhaltsverzeichnis

  1. Porto sparen mit privaten Briefdiensten
  2. Porto sparen durch Post-Konsolidierung
  3. Lettershops: Druck und Versand von Mailings aus einer Hand

Porto sparen mit privaten Briefdiensten

Briefkasten von Citipost

Der Markt privater Briefzustelldienste ist in Deutschland sehr fragmentiert. Mit der Liberalisierung des Briefmarktes Ende der 90er Jahre gründeten viele Zeitungsverlage eigene Briefdienste in ihrem jeweiligen Verbreitungsgebiet. Denn traditionell verfügten die Zeitungen bereits über ein Netz an eigenen Zustellern. Diese regionalen Unterschiede im privaten Briefsektor bestehen bis heute

In nahezu jedem Ballungsgebiet gibt es einen anderen Dienstleister, so dass sich Preisvorteile vor allem bei solchen Briefsendungen ergeben, die an Empfänger im gleichen Einzugsgebiet des jeweiligen Briefdienstes gerichtet sind. So profitieren Kunden von PIN Mail (pin-ag.de) beispielsweise von besonders günstigem Porto bei Werbesendungen in die PLZ-Bereiche 0, 1, 39, 98 und 99. Denn dort verfügt PIN Mail über eigene Zusteller. Preiskalkulator unter www.pin-ag.de/mailingkalkulator

Briefe an Empfänger außerhalb des eigenen Liefergebietes übergeben private Briefdienste entweder an die Deutsche Post oder an einen kooperierenden privaten Briefdienst, der die jeweilige Empfängerregion bedient.

Wird eine Sendung an die Deutsche Post übergeben, profitiert der private Briefdienst unter bestimmten Voraussetzungen von Konsolidierungseffekten (siehe Abschnitt unten). Indem Sendungen nach Leitregionen vorsortiert werden, gewährt die Deutsche Post Rabatte auf das Standardporto. Fragen Sie den Briefdienst in Ihrer Region nach entsprechenden Konditionen und Bedingungen.

Firmenkunden profitieren bei privaten Briefdiensten außerdem vom Vorsteuerabzug. Während die Standardprodukte der Deutsche Post umsatzsteuerfrei sind, weisen private Briefdienste 19% Umsatzsteuer aus.

Etwa 120 private Briefdienste in Deutschland haben sich in der “Mail Alliance” zusammengeschlossen (mailalliance.net) Sie werben mit bundesweiter Zustellung und Service aus einer Hand. Der in der Region des Versenders zuständige Briefdienst übernimmt die Abholung von Sendungen bei Firmenkunden, die Abrechnung sowie die Weiterverteilung an die anderen Briefdienste im Netzwerk oder an die Deutsche Post.

Alle Mitglieder der Mail Alliance finden Sie auf dieser Website. Dort gibt es auch die Möglichkeit zur PLZ-Eingabe, um sich den jeweils zuständigen Kooperationspartner des Gebiets anzeigen zu lassen.

Als Firmenkunde bitten Sie den in Ihrer Region ansässigen privaten Briefdienst am besten um ein individuelles Angebot. Schätzen Sie, wie sich Ihre tägliche Briefmenge auf die Produkte Standardbrief, Kompaktbrief, Großbrief und Maxibrief verteilt. Außerdem ist es für den Briefdienst gut zu wissen, ob Sie einen hohen Anteil lokaler Briefempfänger haben, die sich im gleichen Einzugsgebiet befinden. Hierbei ist wichtig zu wissen, dass private Briefdienste keinen Zugang zu den Postfächern von Deutsche-Post-Kunde haben.

Erfragen Sie vom privaten Briefdienst außerdem, wie die Sendungen frankiert werden müssen. Einige Dienste bieten einen (teilweise kostenlosen) Frankierservice an, so dass der Absender diesen Arbeitsschritt komplett außer Haus geben kann.

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für oder gegen einen privaten Briefdienst nicht bloß die Preise sondern auch die Zustellqualität. Dazu zählt einerseits die Liefergeschwindigkeit und andererseits die Quote unzustellbarer bzw. verlorener Sendungen. Vereinbaren Sie vor dem Wechsel des Briefdienstleister am besten eine Probezeit, während der jederzeit gekündigt werden darf.

Tipp: Eine Serviceleistung des Briefkonsolidierers Freesort (vgl. nächster Abschnitt) beinhaltet die Vorsortierung von Geschäftspost anhand der Empfängeranschriften sowie die anschließende Übergabe an den jeweiligen privaten Briefdienst dieser Region. Das Angebot bündelt also zwei Maßnahmen zum Porto-Sparen: die Vorsortierung nach Leitregionen und die Zustellung per privatem Briefdienst. Mehr dazu auf freesort.de.

Hinweis: Alle in diesem Artikel genannten Dienstleister hat die Paketda-Redaktion neutral und ohne Qualitätswertung ausgewählt. Den unserer Meinung nach besten Marktüberblick bietet die Mail Alliance unter www.mailalliance.net.

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Porto sparen durch Post-Konsolidierung

Sortierzentrum von Postcon

Konsolidierung bedeutet im Logistikbereich das Zusammenfassen von Sendungen für die gleiche Empfängerregion.

Beispiel: Wenn Sie 20 Einladungskarten mit der Post verschicken, wird die Anschrift jeder einzelnen Karte im Briefzentrum gelesen. Und anhand der PLZ des Empfängers entscheidet die Sortieranlage, auf welchen LKW die Karte verladen werden muss, damit sie in der richtigen Zielregion eintrifft. Konsolidierung würde in diesem Beispiel bedeuten, dass Sie als Kunde ihre Einladungskarten nach PLZ-Leitregionen vorsortieren. Die Post transportiert Ihre Sendungen ohne eigene Sortierung direkt in die von Ihnen angegebene Leitregion. Erst im dortigen Briefzentrum erfolgt die Feinsortierung für die Zustellung bis zum Empfänger. Weil die Post einen Sortierschritt einspart, wird der Absender mit einem Porto-Rabatt belohnt. Allerdings: Falls Ihre konsolidierte Post falsch sortiert ist, gibt es Strafen.

In gewisser Weise haben auch die Postbriefkästen im Stadtbild von Großstädten eine konsolidierende Funktion. Diese Kästen verfügen häufig über zwei Einwurfschlitze: einmal für Sendungen innerhalb der gleichen Stadt, und einmal für Sendungen in andere PLZ-Bereiche.

Nachfolgend haben wir einige Unternehmen aufgelistet, die Postkonsolidierungen anbieten. Die Liste ist nicht vollständig und auch nicht als Empfehlung der Paketda-Redaktion anzusehen. Für einen umfassenden Marktüberblick googeln Sie zum Beispiel nach “Postkonsolidierung” oder “Briefkonsolidierung” in Verbindung mit dem Stadtnamen Ihres Unternehmenssitzes.

Wichtig zu wissen: Um Preisvorteile durch Konsolidierung zu nutzen, ist je nach Anbieter eine Mindestmenge von 50 bis 200 Sendungen pro Tag notwendig (oder ein entsprechend großvolumiges Einmal-Mailing). Je höher die Anzahl gleichformatiger Briefe für die gleiche Empfängerregion ist, desto stärker der Konsolidierungseffekt.

Große Postkonsolidierer in Deutschland:

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Lettershops: Druck und Versand von Mailings aus einer Hand

Kuvertiermaschine bei der Deutschen Post

Der Begriff Lettershop bezeichnet Dienstleister, die im Auftrag eines (Firmen-) Kunden verschiedene postalische Leistungen übernehmen. Die Leistungen umfassen nicht bloß den Versand sondern auch vorbereitende und nachbereitende Arbeiten. Zum Beispiel:

  • Prüfung der Empfängeradressen auf Richtigkeit oder Doppelungen (sog. Adressmanagement)
  • Druck von Mailings und ggf. Beilage von Produktmustern, Werbeartikeln, o.ä.. Dank Digitaldruck sind auch Massenmailings problemlos personalisierbar.
  • Kuvertierung
  • Frankierung und Portooptimierung (Wahl der besten Versandart)
  • Sortierung nach PLZ-Leitregionen und Übergabe an Postdienstleister
  • Erfassung der Rückmeldungen von Empfängern (Responsebearbeitung) und ggf. Erfassung unzustellbarer Sendungen

Lettershops sind nicht bloß für einmalige Mailing-Kampagnen geeignet. Unternehmen können beispielsweise auch ihren regelmäßigen Rechnungs- und Mahnungsversand an einen Lettershop auslagern. Die Briefe werden beispielsweise als PDF an den Dienstleister übergeben.

Wichtig zu wissen: Die Weitergabe von Adressdaten an einen externen Dienstleister erfordert aus rechtlicher Sicht einen Vertrag zur sogenannten Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Fragen Sie aktiv danach, sofern Ihr Lettershop den Abschluss einer ADV nicht von selbst anbietet.

Lettershops findet man als kleine, regionale Anbieter in nahezu jeder Stadt. Häufig handelt es sich dabei um Druckereien, die Lettershop-Dienstleistungen als Zusatzservices anbieten.

Darüber hinaus haben einige Onlinedruckereien ihr Angebot so erweitert, dass Unternehmen personalisierte Mailings drucken und anschließend sofort versenden lassen können. Die Onlinedruckerei übernimmt also Druck, Kuvertierung, Frankierung und die vorsortierte Übergabe an den Postdienstleister.

Unvollständige Liste einiger Onlinedruckereien mit Lettershop-Funktion:

Sofern Sie keine aufwändigen Mailings produzieren lassen möchten, sondern nur ihren regelmäßigen Briefversand auslagern wollen, kommen z.B. folgende Anbieter in Frage:

Weitere Anbieter finden Sie, wenn Sie z.B. nach “hybridbrief druckertreiber” googeln.

Die in diesem Artikel genannten Unternehmen wurden von der Paketda-Redaktion unter neutralen Aspekten ausgewählt. Es handelt sich nicht um bezahlte Sponsorings. Dennoch übernimmt die Paketda-Redaktion keine Gewähr für die Qualität und Zuverlässigkeit der Anbieter. Es gibt am Markt sehr viele Dienstleister, so dass unsere Liste keinesfalls umfassend ist.

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