Effiziente Logistik: So optimieren Unternehmen Versandabläufe im Lager

Egal ob Handwerksbetrieb oder Onlinehändler mit zehntausenden Artikeln: Heutzutage kommt kaum ein Unternehmen ohne eine leistungsfähige Versandabteilung aus. Dabei gilt es, zwischen Empfang und Versand zu unterscheiden. Beide Tätigkeiten sind i.d.R. in der gleichen Abteilung angesiedelt, erfordern aber unterschiedliche Ablaufprozesse. Die Paketda-Redaktion stellt in diesem Ratgeber 7 Tipps vor, wie Sie in Ihrem Unternehmen effizientere Logistik-Prozesse organisieren.



Warenannahme: Lieferungen ganztägig entgegen nehmen

Früher war es üblich, dass Unternehmen die Warenannahme auf bestimmte Zeiten beschränkten. Das war üblicherweise vormittags, wenn Post- und Paketsendungen zugestellt wurden. Doch weil immer mehr Pakete von privaten Versandfirmen befördert werden, lässt sich die Warenannahme kaum noch einschränken. Außerdem machen es wechselnde Tagesrouten schwierig, den Ankunftszeitpunkt eines Paketdienstes zu bestimmen. Als Unternehmen sollten Sie sich hierauf einstellen und durchgehend in der Lage sein, Pakete anzunehmen. Sonst kann es passieren, dass eine wichtige Lieferung außerhalb Ihrer Warenannahme-Zeiten nicht zugestellt werden kann und zurück an den Absender geht. Auch das Nichtbesetzen der Warenannahme über die Mittagspause ist kritisch, weil Paketdienste auch zwischen 12 und 14 Uhr ausliefern und bei Nichterfolg frühestens am nächsten Tag wiederkommen. Für Ihre Produktionsabläufe kann eine solche Verzögerung im Zweifel den Stillstand bedeuten.

Tipp: Installieren Sie eine Klingel oder Außentelefon an Ihrer Warenannahme. So können Zulieferer bei Nichtbesetzung Ihrer Warenannahme ggf. eine Vertretung herbeirufen. Alternativ können Sie mit den Paketdiensten auch sog. Abstellvereinbarungen schließen. Dann muss nicht mehr der Erhalt jedes einzelnen Pakets quittiert werden. Dies ist allerdings mit einem Haftungsrisiko verbunden, da der Paketdienst von der Nachweispflicht einer persönlichen Paketübergabe entbunden ist.


Versandabteilung: Kunden erwarten Geschwindigkeit

Abhängig von den täglichen Sendungsvolumina in Ihrem Unternehmen ist eine händische oder automatisierte Versandabfertigung empfehlenswert. Diese Entscheidung können wir Ihnen im Rahmen dieses Ratgeberartikels nicht abnehmen, weil zu viele individuelle Faktoren berücksichtigt werden müssen (z.B. Sortimentstiefe, Produktbeschaffenheit, Raumgrößen, EDV-Anbindung, Mitarbeiterzahl, usw.). Grundsätzlich lassen sich aber drei allgemeine Tipps geben



1) Kunden erwarten einen schnellen Versand

Achten Sie nicht bloß auf einen schnellen Paketdienstleister. Wenn Sie die Kommissionierzeiten für das Abfertigen einer Sendung beispielsweise um 25% reduzieren können, erzielen Sie pro Tag ein entsprechend höheres Paketausgangsvolumen. Und jedes Paket, das noch taggleich zum Bestelldatum versendet wird, ist einen ganzen Tag früher beim Empfänger. Wenn Sie hingegen für das Zusammenstellen und Verpacken einer Lieferung einen Arbeitstag benötigen, schlägt sich dies sogleich negativ auf den Zustelltag beim Kunden durch. Oder Sie müssen die Verzögerung durch einen teuren Expressversand ausgleichen. All dies lässt sich vermeiden, wenn Sie effizient und zügig kommissionieren und Pakete taggleich versenden. Innerhalb Deutschlands sind Ihre Lieferungen dann i.d.R. bereits am Folgetag am Ziel (bei Transportstrecken bis etwa 500km).


2) Organisation Ihres Lagers und des Versandausgangs

Nehmen Sie sich große Versandhändler wie z.B. Amazon als Vorbild. Selbst wenn Sie keine solch riesigen Logistikzentren betreiben sondern nur vielleicht nur zwei Regale im Lager stehen haben, lässt sich für eine effiziente Logistik einiges abschauen. Amazon lagert stark nachgefragte Produkte nicht in Hochregallager ein sondern platziert sie in unmittelbarer Nähe zu den Packplätzen. So haben alle Versandmitarbeiter kurze Wege, um solch schnelldrehende Produkte einzupacken. Zusätzliche Informationen zur Organisation und Optimierung der Lagerhaltung finden Sie auf lexware.de.

Amazon kontrolliert außerdem jeden Kommissioniervorgang elektronisch, indem vom Lagermitarbeiter der Produkt-EAN-Code vor dem Verpacken gescannt werden muss. Bei vertauschten oder falschen Produkten ertönt direkt am Handscanner ein Warnsignal.

Nicht zuletzt optimiert Amazon auch das Paketetikettieren. Hierzu hat das Unternehmen eigens eine Maschine entwickeln lassen, die vollautomatisch Versandetiketten druckt und auf die zugehörigen Pakete klebt. Diese Lösung ist aber nur für mittlere bis große Unternehmen geeignet. Als kleines Unternehmen sind Sie besser bedient, wenn Sie spezielles Lieferscheinpapier verwenden, bei dem ablösbare Versandetiketten bereits integriert sind (sog. Sesampapier). So erstellen Sie Lieferschein und Versandetikett in nur einem Durchgang, benötigen keine zwei Drucker und die Blätter können auch nicht vertauscht werden.


3) Wahl des richtigen Paketdienstleisters

Wenn Sie sich für einen bestimmten Paketdienst entscheiden, sollten Sie einerseits die Anforderungen aus Sicht Ihres Unternehmens berücksichtigen. Also z.B. Preis, Abholfrequenz, Unterstützung bei der Versand-IT, Kundenservice, usw.

Andererseits sollten Sie genauso gut die Bedürfnisse Ihrer Paketempfänger im Blick haben. Handelt es sich z.B. um private Endkunden, ist eine Belieferung mit einem auf B2B-Pakete spezialisierten Logistiker nicht anzuraten. Haben Sie andererseits überwiegend Unternehmenskunden, die z.B. eilige Ersatzteile bestellen, kann ein Rahmenvertrag mit einem reinen Express-Kurierdienst lohnend sein. Je höher das von Ihnen verschickte Paketvolumen, desto günstiger die Preise. Achten Sie auch unbedingt darauf, in welchen Klassen Ihre Pakete abgerechnet werden. Bei den meisten Paketdiensten erfolgt dies nach Gewicht. Falls Sie schwere aber kleinformatige Pakete versenden, kann es empfehlenswerter sein, Pakete nach Größenklasse abzurechnen.


Fazit

Bei der Organisation Ihrer Versandabteilung sollten Sie die unterschiedlichen Anforderungen beim Empfang und Versand von Paketsendungen berücksichtigen. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Paketdienste den Anliefer- und Abholvorgang miteinander verbinden. Um Wartezeiten für den Fahrer zu vermeiden sollten Sie deshalb in der Lage sein, große Sendungsmengen in kurzer Zeit zu verladen (nutzen Sie ggf. Rollbehälter/Colli). Dies erfordert Ablaufprozesse, die Sie idealerweise nicht sich selbst überlassen sondern mit entsprechenden Mitarbeiteranweisungen organisieren und laufend optimieren.